Pomysł na założenie spółki jest pierwszym krokiem, który trzeba zrobić, aby prowadzić działalność biznesową w tej formie. Niemniej jednak sama spółka to za mało. Potrzebny jest organ, który będzie kierował działalnością spółki. Takim właśnie organem jest zarząd. Dlatego opiszę zarząd w ramach spółki z o.o. – skład, funkcje, odpowiedzialność. 

Jaką funkcję pełni zarząd w ramach spółki z o.o.?

Określając funkcję jaką pełni zarząd w spółce z o.o. warto odwołać się do przepisu art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych:

Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Oznacza to, że zarząd pełni funkcję wykonawczą w ramach spółki. Decyduje o jej bieżącej działalności, reprezentuje spółkę, prowadzi jej sprawy.

Zarząd w spółce z o.o. nie może przekazać swoich kompetencji innemu organowi.

Obowiązek ustanowienia zarządu

Niektórzy mogą zastanowić się nad tym, czy zarząd w ogóle musi działać w ramach spółki z o.o. Trzeba jasno podkreślić, że zarząd jest organem obowiązkowym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeśli nie ma powołanego zarządu w spółce z o.o., wówczas sąd rejestrowy może wywrzeć wpływ na wspólników spółki, aby powołali ów organ.

Warto również podkreślić, że nie ma możliwości zarejestrowania spółki bez powołania zarządu. Także funkcjonowanie spółki bez zarządu nie będzie możliwe.

Kto w spółce może zostać członkiem zarządu?

Członkiem zarządu spółki z o.o. może zostać osoba, która spełnia następujące wymagania:

• musi być to osoba fizyczna;
• posiadać pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie może być osobą skazaną za popełnienie określonego katalogu przestępstw.

Członkami zarządu mogą być zarówno wspólnicy spółki, jak też osoby, które nie są wspólnikami spółki z o.o.

Niemniej jednak trzeba zwrócić uwagę na następującą kwestię, mianowicie

Kto nie może zostać członkiem zarządu?

W tym zakresie warto odwołać się do przepisu art. 18 § 2 kodeksu spółek handlowych:

Nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587 – 587 (2), art. 590 i art. 591 ustawy oraz art. 228 – 231 i rozdziałach XXXIII – XXXVII ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1138, z późn. zm.)

O jakie konkretnie przestępstwa chodzi? Chodzi o następujące przestępstwa:

1. ogłaszanie nieprawdziwych danych;
2. naruszenie obowiązków informacyjnych;
3. naruszenie obowiązków wobec doradcy rady nadzorczej;
4. umożliwienie bezprawnego głosowania;
5. bezprawne posługiwania się dokumentem;
6. sprzedajność pełniącego funkcję publiczną;
7. przekupstwo;
8. płatna protekcja bierna i czynna;
9. nadużycie uprawnień przez funkcjonariusza;
10. przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzy i papierami wartościowymi.

Możesz się zastanawiać w jaki sposób upewnić się, że kandydat na członka zarządu nie popełnił żadnego z tych przestępstw. Możesz zwrócić się do takiej osoby o przedstawienie zaświadczenia o niekaralności i w ten sposób uzyskać tę wiedzę.

Mandat i kadencja – co to takiego i czym się różnią?

W rozmowach z klientami często spotykam się z wymiennym stosowaniem pojęć mandat i kadencja. W gruncie rzeczy te pojęcia różnią się między sobą.

Przez pojęcie kadencji należy rozumieć określony okres, na jaki dany członek zarządu zostaje powołany do tego organu.

Natomiast pojecie mandatu oznacza swego rodzaju umocowanie do pełnienia funkcji członka zarządu.

Dzięki zestawieniu tych dwóch pojęć na pewno dostrzegasz już różnicę między nimi i wiesz już, że nie oznaczają one tego samego.

Przeczytaj także:

• Odwołanie zarządu w spółce z o.o.
• Powoływanie zarządu w spółce z o.o.
• Jakie organy funkcjonują w ramach spółki z o.o.?

Zarząd spółki z o.o. w kontekście pozostałych organów

Wcześniej wskazała, że zarząd jest obowiązkowym organem, który musi zostać powołany w spółce z o.o. Obowiązkowy charakter ma także zgromadzenie wspólników.

Natomiast powołanie rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej jest fakultatywne. Sytuacja zmienia się, gdy zostaną spełnione łącznie dwie przesłanki:

• kapitał zakładowy przekroczy kwotę 500.000.00 zł;
• w spółce z o.o. będzie więcej niż 25 wspólników.

Wówczas będzie konieczne powołanie rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Niemniej jednak wszystkie organy w spółce z o.o. muszą ze sobą współpracować, aby zapewnić odpowiednie działanie spółki.

Jakie uprawnienia i obowiązki ma zarząd w spółce z o.o.?

Do kompetencji zarządu w spółce z o.o. należy prowadzenie spraw spółki. Przez to rozumie się podejmowanie decyzji związanych z bieżącą działalnością spółki. Trzeba tu też zaliczyć zarządzanie majątkiem spółki.

Należy zwrócić uwagę na reprezentowanie spółki. Przez to rozumie się składanie i przyjmowanie oświadczeń woli w imieniu spółki. Chodzi także o składanie oświadczeń woli przez spółkę oraz przyjmowanie oświadczeń woli.

Możesz się także zastanawiać nad tym, czym każdy członek zarządu ma zajmować się wszystkimi sprawami.

Nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby podzielić kompetencje pomiędzy samych członków zarządu. W praktyce może to umożliwić sprawniejsze działanie samej spółki z o.o.

Zarząd spółki z o.o. musi także postępować lojalnie wobec spółki, wykazywać się należytą starannością.

Ponadto ma także zachować w tajemnicy informacje o spółce nawet po wygaśnięciu mandatu.

Jak działa zakaz konkurencji w przypadku członka zarządu?

Członek zarządu spółki z o.o. podlega dość szeroki zakazowi konkurencji.

W myśl przepisu art. 211 kodeksu spółek handlowych:

§ 1. Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

§ 2. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu.

Istotą zakazu konkurencji jest ochrona interesów spółki, ale także jej wspólników, pracowników, kontrahentów, itp.

Zakazem objęci są aktualni członkowie zarządu. Chociaż można to zmodyfikować i doprowadzić do obowiązywania zakazu jeszcze przez jakiś czas od wygaśnięcia mandatu.

Natomiast interesy konkurencyjne rozumiane są bardzo szeroko i chodzi w nich zarówno o udział w innych podmiotach, jak też pełnienie określonych ról. Zastanawiając się nad tym czym jest interes konkurencyjny trzeba porównać przedmiot działalności spółki z o.o. z przedmiotem działalności innego podmiotu, który miałby być drugim obszarem aktywności członka zarządu. Jeżeli są one zbieżne, wówczas członek zarządu powinien podjąć decyzję, w jakim podmiocie chce być dalej aktywny zawodowo.

 Członek zarządu może również wystąpić do organu, który go powołał, aby udzielił zgody na prowadzenie konkurencyjnej działalności. Jeżeli taka zgoda nie zostanie udzielona, członek zarządu nie może podjąć działalności konkurencyjnej zgodnie z prawem.

Prowadzenie i reprezentowanie spółki

Wcześniej wskazała, że do kompetencji zarządu spółki z o.o. należy prowadzenie jej spraw oraz reprezentowanie spółki. Przyjrzyjmy się dokładniej temu zagadnieniu.

Prowadzenie spraw spółki z o.o.

Prowadzenie spraw spółki z o.o. można zdefiniować jako zarządzanie daną spółką. Swym zakresem obejmuje podejmowanie czynności faktycznych oraz organizacyjnych w ramach spółki.

Na gruncie prowadzenia spraw spółki można mówić o podejmowaniu decyzji, wyrażaniu opinii, organizowaniu działalności spółki.

Prowadzenie spraw spółki jest ukierunkowane na osiągnięcie przez nią celu.

Reprezentowanie spraw spółki z o.o.

Natomiast reprezentowanie spraw spółki polega na składaniu oraz przyjmowaniu w imieniu spółki oświadczeń woli.

Reprezentacja dotyczy praktycznie wszystkich aspektów działalności spółki.

Dlatego właśnie każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi mieć zarząd, który będzie reprezentować spółkę w kontaktach z innymi podmiotami.

Przy czym, w kontekście reprezentacji spółki należy omówić jeszcze jedną kwestię.

Reprezentacja jednoosobowa

Przepisy kodeksu spółek handlowych umożliwiają wprowadzenie jednoosobowego zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Wówczas taka osoba będzie uprawniona do samodzielnej reprezentacji spółki.

Reprezentacja wieloosobowa

Drugim modele reprezentacji, który może obowiązywać w ramach spółki z o.o. jest zarząd wieloosobowy. Taki zarząd może składać się z dwóch lub większej liczby osób.

Przy czym taki model zarządu w spółce wymusza określenie sposobu reprezentacji przez co rozumiem określenie, czy wszyscy członkowie zarządu mają działać wspólnie czy też mają działać indywidualnie. Dlatego planując wprowadzenie zarządu wieloosobowego należy od razu określić, w jaki sposób jego członkowie mogą ze sobą współpracować.

Zarząd kadłubowy – co to jest?

Z kwestią zarządu wieloosobowego wiąże się pojęcie zarządu kadłubowego.

To zagadnienie oznacza zarząd składający się z mniejszej liczby członków niż przewidziana w umowie.

U podstaw zarządu kadłubowego mogą tkwić następujące przyczyny jak śmierć, rezygnacja jednego z członków zarządu.

Istnienie zarządu kadłubowego będzie problematyczne, ponieważ w doktrynie i orzecznictwie występują dość skrajne stanowiska dotyczące tego, czy taki zarząd może w ogóle reprezentować spółkę z o.o.

Dlatego, gdy dojdzie do powstania w spółce zarządu kadłubowego, trzeba podjąć jak najszybsze działania w celu uzupełnienia jego składu.

Zakazy i nakazy dotyczące członków zarządu w spółce z o.o.

Jak już wcześniej wskazałam pełnienie funkcji członka zarządu wiąże się z koniecznością dołożenia należytej staranności w wykonywaniu obowiązków, zachowania tajemnicy spółki oraz powstrzymania się od działalności konkurencyjnej.

Niemniej jednak, nawet funkcjonowanie w oparciu o te zasady może nie być wystarczające do uniknięcia odpowiedzialności związanej z tą funkcją.

Odpowiedzialność zarządu w spółce z o.o.

Zarząd w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może ponosić odpowiedzialność w określonych sytuacjach.

Nie chodzi tu wyłącznie o odpowiedzialność związaną z nietrafionymi decyzjami biznesowymi, ale np. odpowiedzialność za podawanie fałszywych danych podczas rejestracji spółki.

Kolejną podstawą odpowiedzialności jest wyrządzenie spółce szkody w ramach jej tworzenia.

Również w sytuacji działania lub zaniechania członka zarządu sprzeczne z prawem lub postanowieniami umowy spółki i powstania w rezultacie tego szkody, członek zarządu będzie ponosić odpowiedzialność.

Oczywiście do przypisania odpowiedzialności konieczne będzie wykazanie związku przyczynowo – skutkowego, szkody oraz przyczyny jej powstania. Niezbędny w tym zakresie będzie również wyrok sądu.

Czy członek zarządu odpowiada swoim majątkiem?

Nie w każdej sytuacji członek zarządu będzie odpowiadać swoim majątkiem. Np. w przypadku podania fałszywych danych w oświadczeniu przy rejestracji spółki, odpowiedzialność członka zarządu będzie mieć solidarny charakter ze spółką.

Natomiast w przypadku, o którym mowa w przepisie art. 293 k.s.h. odpowiedzialność członka zarządu będzie mieć charakter osobisty i nieograniczony, a zatem członek zarządu będzie odpowiadać swoim majątkiem.

Oznacza to, że w wyjątkowych sytuacjach członek zarządu będzie ponosić odpowiedzialność swoim majątkiem. Do takiego wyjątku będzie należeć odpowiedzialność, o której mowa w przepisie art. 299 k.s.h.

Odpowiedzialność za długi

Co do zasady członek zarządu nie ponosi odpowiedzialności za długi spółki.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której zarząd nie zgłosił w odpowiednim czasie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki. W takim przypadku będzie możliwe przypisanie odpowiedzialności za długi członkowi zarządu.

Zarząd w ramach spółki z o.o. a wspólnicy

W wielu rozmowach na temat utworzenia spółki z o.o. przewija się kwestia zarządu i wspólników.

Trzeba wskazać, że w skład zarządu mogą, ale nie muszą wchodzić wspólnicy spółki z o.o. Mogą oni podjąć decyzję o tym, aby powierzyć zarządzanie spółką profesjonalistom.

Analogicznie mogą zdecydować się również na wejście w skład zarządu i aktywny udział w bieżącym funkcjonowaniu spółki.

Czy spółka musi mieć prezesa?

To kolejne pytanie, z którym często się spotykam w rozmowach z klientami.

Natomiast przepisy kodeksu spółek handlowych nie nakładają obowiązku istnienia prezesa zarządu w ramach spółki z o.o.

Równie dobrze wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu mogą być członkami zarządu.

Dane w KRS dotyczące członka zarządu spółki z o.o.

Omawiając kwestię zarządu w spółce nie sposób pominąć kwestii dotyczących Krajowego Rejestru Sądowego.

W KRS znajdują się dane dotyczące zarządu danej spółki z o.o. Każda zmiana w składzie zarządu musi być wykazana w Rejestrze.

Ma to zapewnić bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, a także ochronić kontrahentów, aby nie mieli wątpliwości, że np. zawierają umowę z prawidłowo umocowanym do tego członkiem zarządu spółki z o.o.

Trzeba również pamiętać o tym, że sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające w celu dokonania zmian w Rejestrze.

Wygaśnięcie mandatu oraz odwołanie członka zarządu spółki z o.o.

Podstawową zasadą jest to, że członek zarządu spółki z o.o. może zostać w każdym czasie odwołany.

Natomiast może również przestać pełnić swoją funkcję ze względu na wygaśnięcie mandatu.

Mandat członka zarządu wygasa na skutek:

• upływu kadencji członka zarządu;
• jego śmierci;
• rezygnacji;
• odwołania;
• skazania za przestępstwa wskazane w przepisie art. 18 k.s.h.

Zarząd w ramach spółki z o.o. – pytania i odpowiedzi

Kto wchodzi w skład zarządu spółki z o.o.?

W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą osoby fizyczne, mające pełną zdolność do czynności prawnych, które zostały powołane do pełnienia funkcji w tym organie.

Do zarządu mogą być wybrani wspólnicy.

Ile osób musi być zarządzie?

W zarządzie spółki z o.o. może być jedna osoba.

Ale wspólnicy mogą w umowie zadecydować o funkcjonowaniu zarządu w liczbie 2 lub więcej osób.

Czym się różni prezes zarządu od członka zarządu?

W istocie określenie „prezes zarządu” ma podkreślić tę funkcję, a nie wprowadzać rozróżnienie pomiędzy prezesem a członkiem zarządu.

Również dobrze w spółce mogą funkcjonować sami członkowie zarządu.

Czy może być zarząd bez prezesa?

Tak, jak najbardziej może funkcjonować zarząd bez prezesa.

Czy prezes zarządu odpowiada swoim majątkiem?

Prezes zarządu będzie odpowiadać swoim majątkiem, jeżeli dojdzie do wyrządzenia szkody spółce, kontrahentom, a jego odpowiedzialność zostanie potwierdzona przez sąd.

Czy członek zarządu musi mieć udziały?

Nie, członek zarządu nie musi mieć udziałów w spółce z o.o.

Kto nie może być w zarządzie spółki?

W zarządzie spółki nie może znajdować się osoba fizyczna nie mająca pełnej zdolności do czynności prawnych, jak też osoba skazana za popełnienie określonych kategorii przestępstw.

Czy członek zarządu może być wykluczony z posiedzenia zarządu?

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie przewidują możliwości wykluczenia członka zarządu z posiedzenia zarządu.

Kto reprezentuje spółkę z o.o., gdy nie ma zarządu?

Jeżeli w spółce z o.o. nie ma zarządu, wówczas ustanawiany jest kurator.

Jesteś członkiem zarządu? Zobacz, jak mogę Ci pomóc

Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakresie rozwiązania sporu dotyczącego zarządzania spółką, powstania szkody czy też zakazu konkurencji, zapraszam Cię do kontaktu.

Autorka: adwokat Katarzyna Zalewska

Zdjęcie pochodzi z unsplash.com

***